HRW Privacy Notice for Market Research Participants

Who we are:

We are Healthcare Research Worldwide Limited (“HRW”) and carry out market research in the healthcare sector. We are registered company in the UK and operate under English law. Our registered company number is 4240899 and our registered office address is Wallingford House, 46 High Street, Wallingford, Oxford, OX10 0DB, UK.
If you have any questions about how we deal with your personal information, please contact DPO@mmr-research.com.

We are committed to respecting your privacy and we therefore process your personal data in accordance with applicable data protection laws and adhere to market research guidelines.

In our relationship with you we act in some cases as Data Controller, in others as Joint Controller with our clients, and in others as Data Processor, when our client is the Data Controller. This will depend on the circumstances of the market research project being undertaken. In any of these cases however we provide our contact details in case you would like to contact us.

Why and how we process your personal data:

We may use your personal data for the purposes set out below:
• to contact you to arrange participation in the market research (we may email you a link if you are taking part in an online survey; we may email or call you to provide address details and directions if you are taking part in a face to face survey);
• to allow you to log in to our online surveys and portals and to submit your answers;
• to review your answers and perform statistical analysis and identify trends;
• to produce a report for our client which includes aggregated information which does not identify you (this might include selected quotes from your responses but not your full name or contact details);
• to send you your compensation/incentive for taking part in our survey, if applicable;
• to perform quality control checks on our surveys and ensure that data entry and analysis is performed accurately and that completed surveys are genuine;
• for internal service improvement purposes (we always want to make our surveys better and it helps us to look at historical results from time to time).
• In following applicable regulations regarding the reporting of adverse events

As part of market research projects we will ask you questions about yourself or your patients which could reveal racial or ethnic origin, religious or philosophical beliefs, or questions about health or sex-life. We will only use this data where relevant for the survey you are taking part in. We process this sort of personal data alongside the other personal data we collect for statistical and research purposes. No decisions are made solely on the responses you have given except where related to enrolment criteria for the research.

In each piece of research, we will explain the purposes of data processing which apply more specifically. This may include (for example) the production of non-promotional information for patients or patient representative groups, or company internal training. In each piece of research these purposes will be explained to all participants in advance.

Who will have access to your responses? Who will listen to them or see them?

As explained above HRW works largely for clients in the healthcare sector, such as pharmaceutical research and manufacturing companies. In some cases, our client’s personnel request permission to listen in to interviews, and sometimes to view them, either live or as recordings. At the outset of each project, we will explain the proposed arrangements and give the appropriate notice and obtain consent according to the prevailing laws, regulations, and industry codes. As each project may have different such proposed arrangements, we do not give an overall explanation or commitment in this Privacy Notice. Market Research participants will be informed, and consent obtained according to applicable laws, regulations, and codes on each project.

We observe applicable laws, regulations, and industry codes with regard to revealing the name of the client, and at which point during research the name is revealed.

Sharing your personal data:

Once we have carried out the market research, we review the responses and results that we have obtained and produce reports for our clients setting out the findings. We will not provide your name or contact details to our clients, but we will aggregate your answers with answers given by other people to do statistical analysis and identify trends and give that information to our client. We may also quote from answers you have given. Where identifiable information might be requested, it will only be shared with our clients with your consent.

The reporting of adverse events and safety information is mandated under many pharmaceutical and medical device regulations. On a project-by-project basis we will explain the requirements which apply and your rights. In general, with your consent, we will share your name when reporting suspected adverse events, product complaints, or special reporting situations, to the Safety Department of our clients. Where such consent is not given, we report the facts of the case but without any of the respondent’s personally identifiable data.

Third Parties:

We may pass on some of your personal data to third parties where it is necessary to do so to carry out the activities set out above. For example:
• in recruiting participants,
• moderating interviews, analysing content, or translating interviews,
• if you are attending a focus group then we will provide the venue with a list of participants to allow entry and for health and safety reasons/in case of fire,
• if you are taking part in our online surveys, our platforms are hosted by third parties so they will receive your responses and store them securely for us,
• if we have any problems with our IT systems our IT support providers may access our systems which hold your personal data to work out what the problem is and to fix it,
• the results from paper surveys are digitised by administrative staff and where applicable may be translated or, if we have taken audio or visual recordings of you, may be transcribed so we have a written record of your responses.

We make sure that third parties only access and use your personal data for very limited purposes so they can do their jobs and at all times keep your personal data secure and confidential.

Transferring your personal data outside of your country:

HRW has offices in the US and UK and works with suppliers in other countries, and our employees participate in projects which are shared between our offices. We operate on global systems. As a result, some of your data may be shared with countries outside of your country. Legal safeguards and transfer mechanisms are in place to permit these transfers and we apply appropriate technical and operational measures to keep your data confidential. For research conducted in the European Union: we have offices outside the European Economic Area (“EEA”) and as a result some of your data may be shared with offices outside the EEA. Suitable transfer mechanisms between the EEA and countries outside the EEA are in place.

If you would like more information about the security controls and safeguards, please contact DPO@mmr-research.com.

How long will we keep your personal data?

We will retain your personal data for the duration of our project with our client. Medium and long term storage is in a separate server, which is subject to additional access controls. Data is deleted altogether after ten years.

We never disclose any personal data to any third party and access to historic survey results are limited within the business to certain people who are only allowed to use them to improve our surveys, service offering and business strategy.

Your rights:
You have a number of rights relating to your personal data.
Access – in most cases you have a right to have a copy of the personal data that we hold about you and to ask us to confirm what personal data we hold about you and what we do with it.
Rectification – if your personal data is inaccurate or incomplete you can ask us to correct or complete it and we must do so without undue delay.
Erasure – you can ask that we erase the personal data that we hold about you and in most cases we are required to do so without undue delay.
Restriction – you may be able to restrict what we do with your personal data pending rectification or erasure. Complaint – if you think that we have not dealt with your personal data appropriately in accordance with the law then please speak to our Data Protection Officer: DPO@mmr-research.com. You also have the right to complain to the Supervisory Authority. Our main location is England, and our Supervisory Authority is the Information Commissioner’s Office (https://ico.org.uk). If you prefer you may lodge a complaint to the Supervisory Authority in your place of residence, if different.

Withdrawing your consent
If you would like to withdraw your consent to us processing personal data please email DPO@mmr-research.com or call +44 1491 824999 and we will discuss your rights.

*the EEA means the European Union plus Iceland, Lichtenstein and Norway.

HRW-Datenschutzhinweis

Wer wir sind:

Wir sind Healthcare Research Worldwide Limited (“HRW”) und führen Marktforschungsstudien im Gesundheitssektor durch. Wir sind ein in Großbritannien registriertes Unternehmen und unterliegen dem englischen Recht. Unsere eingetragene Unternehmensnummer lautet 4240899 und unsere eingetragene Geschäftsadresse ist Wallingford House, 46 High Street, Wallingford, Oxford, OX10 0DB, UK.

Wenn Sie Fragen dazu haben, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, wenden Sie sich bitte an: DPO@mmr-research.com.

Wir nehmen den Schutz Ihrer Privatsphäre sehr ernst und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten daher in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen sowie unter Einhaltung der Marktforschungsrichtlinien.

In unserer Beziehung zu Ihnen handeln wir in einigen Fällen als Verantwortlicher, in anderen als gemeinsam Verantwortlicher mit unseren Auftraggebern, und in weiteren Fällen als Auftragsverarbeiter, wenn unser Auftraggeber der Verantwortliche ist. Dies hängt von den Umständen des jeweiligen Marktforschungsprojekts ab. In jedem dieser Fälle stellen wir jedoch unsere Kontaktdaten zur Verfügung, falls Sie mit uns Kontakt aufnehmen möchten.

Warum und wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

Wir können Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke verwenden:

• um Sie zu kontaktieren, um Ihre Teilnahme an der Marktforschung zu organisieren (wir senden Ihnen ggf. einen Link per E-Mail, wenn Sie an einer Online-Umfrage teilnehmen; wir senden Ihnen ggf. eine E-Mail oder rufen Sie an, um Adressdaten und Anfahrtsbeschreibung mitzuteilen, wenn Sie an einer persönlichen Umfrage teilnehmen);

• um Ihnen die Anmeldung zu unseren Online-Umfragen und Portalen sowie das Einreichen Ihrer Antworten zu ermöglichen;
• um Ihre Antworten zu prüfen, statistisch auszuwerten und Trends zu identifizieren
• um einen Bericht für unseren Auftraggeber zu erstellen, der aggregierte Informationen enthält, die Sie nicht identifizieren (dies kann ausgewählte Zitate aus Ihren Antworten enthalten, jedoch nicht Ihren vollständigen Namen oder Kontaktdaten);
• um Ihnen – sofern zutreffend – Ihre Aufwandsentschädigung für die Teilnahme an unserer Marktforschung zu senden;
• um Qualitätskontrollen zu unseren Interviews durchzuführen und sicherzustellen, dass Dateneingabe und Analyse korrekt erfolgen und abgeschlossene Interviews authentisch sind;
• zu internen Zwecken der Serviceverbesserung (wir möchten unsere Marktforschungsstudien stetig verbessern, und dabei hilft es uns, gelegentlich frühere Ergebnisse zu analysieren);
• zur Einhaltung geltender Vorschriften in Bezug auf die Meldung von unerwünschte Arzneimittelwirkungen (UAW)

Im Rahmen von Marktforschungsprojekten stellen wir Ihnen Fragen zu Ihrer Person oder zu Ihren Patienten, die Rückschlüsse auf die rassische oder ethnische Herkunft, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder auf die Gesundheit bzw. das Sexualleben zulassen könnten. Wir verwenden solche Daten nur, wenn sie für die jeweilige Marktforschungsstudie relevant sind. Wir verarbeiten diese besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemeinsam mit anderen von uns erhobenen personenbezogenen Daten zu statistischen und Forschungszwecken. Es werden keine Entscheidungen allein auf der Grundlage der von Ihnen gegebenen Antworten getroffen, es sei denn, dies betrifft die Einschlusskriterien für die jeweilige Studie.

Bei jedem einzelnen Marktforschungsprojekt erläutern wir Ihnen im Vorfeld die konkreten Zwecke der Datenverarbeitung. Diese Zwecke können z. B. die Erstellung nicht-werblicher Informationsmaterialien für Patienten oder Patientenorganisationen oder die interne Schulung unseres Auftraggebers umfassen. Bei jeder Marktforschung werden alle Teilnehmenden im Voraus über diese Zwecke informiert.

Wer hat Zugriff auf Ihre Antworten? Wer wird sie hören oder sehen können?

Wie oben erläutert, arbeitet HRW überwiegend für Auftraggeber im Gesundheitswesen, z. B. Unternehmen aus der pharmazeutischen Forschung und Produktion. In einigen Fällen bitten Mitarbeitende unserer Auftraggeber um die Erlaubnis, Interviews mitzuhören oder zu sehen – entweder live oder als Aufzeichnung. Zu Beginn jedes Marktforschungsprojekts informieren wir Sie über die geplanten Vorgehensweisen, geben eine entsprechende Mitteilung und holen – im Einklang mit geltendem Recht, Vorschriften und Branchenrichtlinien – Ihre Einwilligung ein. Da solche Vorgehensweisen von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein können, geben wir in dieser Datenschutzerklärung keine pauschale Erklärung oder verbindliche Zusage ab. Die Marktforschungsteilnehmer werden projektbezogen gemäß den jeweils geltenden gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben informiert und es wird eine Einwilligung eingeholt.

Wir halten uns an geltende Gesetze, Vorschriften und Branchenrichtlinien im Hinblick auf die Offenlegung des Namens des Auftraggebers und darüber, zu welchem Zeitpunkt im Verlauf der Forschung dieser bekannt gegeben wird.

Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten:

Nach Abschluss der Marktforschung werten wir die erhaltenen Antworten und Ergebnisse aus und erstellen für unsere Auftraggeber Berichte mit den wichtigsten Erkenntnissen. Wir geben weder Ihren Namen noch Ihre Kontaktdaten an unsere Auftraggeber weiter. Ihre Antworten werden mit den Antworten anderer Teilnehmender zusammengeführt, um statistische Analysen durchzuführen und Trends zu identifizieren; diese Informationen geben wir an unseren Auftraggeber weiter. Gegebenenfalls können wir auch Zitate aus Ihren Antworten verwenden.

Die Meldung von unerwünschte Arzneimittelwirkungen (UAW) und sicherheitsrelevanten Informationen ist gemäß zahlreichen Vorschriften im Bereich Arzneimittel und Medizinprodukte verpflichtend. Wir erläutern Ihnen projektspezifisch die jeweils geltenden Anforderungen und Ihre diesbezüglichen Rechte. Wir melden den Sachverhalt anonymisiert, also ohne personenbezogene Daten.

Dritte

Wir geben einige Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte weiter, wenn dies zur Durchführung der oben beschriebenen Tätigkeiten erforderlich ist. Zum Beispiel:

• zur Rekrutierung von Studienteilnehmern,
• zur Moderation von Interviews, Analyse von Inhalten oder Übersetzung von Interviews,
• wenn Sie an einer Gruppendiskussion teilnehmen, stellen wir dem Veranstaltungsort eine Teilnehmerliste zur Verfügung – zur Einlasskontrolle sowie aus Gründen der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes bzw. im Brandfall,
• wenn Sie an unseren Online-Interviews teilnehmen, werden Ihre Antworten auf Plattformen gespeichert, die von Drittanbietern gehostet werden – diese speichern Ihre Daten sicher für uns,
• bei IT-Problemen kann es erforderlich sein, dass unsere IT-Dienstleister auf Systeme zugreifen, in denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert sind, um die Ursache zu ermitteln und den Fehler zu beheben,
• die Ergebnisse von Papierumfragen werden durch administratives Personal digitalisiert und ggf. übersetzt; bei Audio- oder Videoaufzeichnungen kann zudem eine Transkription Ihrer Antworten erfolgen, um eine schriftliche Dokumentation zu erstellen.

Wir stellen sicher, dass Dritte Ihre personenbezogenen Daten nur für eng begrenzte Zwecke verwenden, um ihre jeweilige Aufgabe zu erfüllen – und dass Ihre Daten jederzeit sicher und vertraulich behandelt werden.

Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb Ihres Landes:

HRW hat Niederlassungen in den USA und in Großbritannien und arbeitet mit Dienstleistern in anderen Ländern zusammen; unsere Mitarbeitenden sind an Projekten beteiligt, die zwischen unseren Standorten gemeinsam bearbeitet werden. Wir arbeiten über globale Systeme. Daher kann es vorkommen, dass einige Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb Ihres Wohnsitzlandes übermittelt werden. Für diese Datenübermittlungen bestehen rechtliche Schutzvorkehrungen und Übertragungsmechanismen, und wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vertraulich zu behandeln. Für Studien, die in der Europäischen Union durchgeführt werden: Wir haben Niederlassungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“), weshalb einige Ihrer Daten an diese Standorte außerhalb des EWR übermittelt werden können. Für die Übermittlung von Daten zwischen dem EWR und Drittstaaten bestehen geeignete Übertragungsmechanismen.

Wenn Sie weitere Informationen zu den Sicherheitsvorkehrungen und Schutzmaßnahmen wünschen, wenden Sie sich bitte an DPO@mmr-research.com.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unseres Projekts mit dem jeweiligen Auftraggeber. Die mittel- und langfristige Speicherung erfolgt auf einem separaten Server, der durch zusätzliche Zugriffsbeschränkungen geschützt ist. Nach zehn Jahren werden alle Daten vollständig gelöscht.

Wir geben personenbezogene Daten niemals an Dritte weiter. Der Zugriff auf frühere Marktforschungsergebnisse ist innerhalb unseres Unternehmens auf bestimmte Personen beschränkt, die diese Daten ausschließlich zur Verbesserung unserer Studien, unseres Dienstleistungsangebots und unserer Unternehmensstrategie nutzen dürfen.

Ihre Rechte:

Sie haben eine Reihe von Rechten in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten.

Zugriff: In den meisten Fällen haben Sie das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, sowie Auskunft darüber, welche Daten wir speichern und wie wir sie verwenden.
Berichtigung: Wenn Ihre personenbezogenen Daten nicht akkurat oder unvollständig sind, können Sie verlangen, dass wir sie berichtigen oder vervollständigen – wir sind verpflichtet, dies unverzüglich zu tun.
Löschung: Sie können verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen – und in den meisten Fällen sind wir verpflichtet, dies unverzüglich zu tun.
Einschränkung: Unter bestimmten Umständen können Sie verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken – z. B. bis zur Berichtigung oder Löschung.
Beschwerde: Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht gesetzeskonform verarbeitet haben, wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte / unseren Datenschutzbeauftragten unter:  DPO@mmr-research.com. Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Unser Hauptsitz befindet sich in England; zuständige Aufsichtsbehörde ist das Information Commissioner’s Office (https://ico.org.uk). Wenn Sie es vorziehen, können Sie auch eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde in Ihrem Wohnsitzland einreichen, sofern diese von der oben genannten Behörde abweicht.

Widerruf Ihrer Einwilligung

Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen möchten, schreiben Sie bitte eine E-Mail an DPO@mmr-research.com oder rufen Sie uns unter +44 1491 824999 an. Wir werden Ihre Rechte mit Ihnen besprechen.

*Der EWR umfasst die Europäische Union sowie Island, Liechtenstein und Norwegen.